Sistem Informasi Manajemen ( Bagian 5 )

Sistem Informasi Manajemen Aset Berbasis Intranet

Intisari
Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) adalah sistem informasi berbasis intranet yang bertujuan menatausahakan barang inventaris milik/kekayaan negara di lingkungan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Dengan sistem informasi ini lebih memudahkan LIPI dalam mencapai tujuan dan fungsi dari penatausahaan barang. Sistem berbasis intranet memungkinkan pengecekan dan pengawasan secara langsung melalui jaringan komputer dari organisasi penatausahaan paling atas ke yang paling bawah. Pembuatan sistem informasi ini berpedoman pada buku dari BAKUN (Badan Akuntansi Negara). SIMA menyediakan bermacam-macam fasilitas untuk proses penatausahaan barang, meliputi pengkodean barang inventaris, pembuatan buku inventaris, pencarian data barang, mutasi dan pemutihan barang, opname fisik dan pembuatan laporan. SIMA dibangun dengan perangkat lunak open source yang menggunakan bahasa pemograman PHP dan manajemen basis data dengan PostgreSQL, serta menggunakan komputer server berbasis LINUX

Kata kunci
Sistem informasi, aset, intranet, PHP, PostgreSQL.

1. Pendahuluan
Teknologi komputasi client-server khususnya yang menggunakan teknologi internet/intranet dan teknologi basis data semakin berkembang pesat, sejalan dengan itu kebutuhan akan aplikasi sistem informasi yang tidak dibatasi ruang dan waktu juga semakin meningkat.
Fasilitas internet dengan perangkat teknologi penunjangnya memungkinkan dikembangkannya sistem informasi manajemen aset yang memiliki beberapa kelebihan, diantaranya kemudahan dalam mendistribusikan program aplikasi, mudah dan praktis karena dapat diakses dari manapun dan kapanpun, memiliki akses informasi yang lebih cepat, murah dan lebih baik serta mampu menurunkan biaya atas kebutuhan penyampaian dan penyebaran informasi.
Manajemen aset adalah bagian atau komponen dari Lembaga/Departemen yang memberdayakan aset-aset tetap yang dimiliki sesuai dengan fungsi dan kegunaannya (LIPI, 2001). Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) adalah sebuah sistem informasi berbasis web/intranet untuk mengelola data-data seluruh aset tetap yang dimiliki oleh setiap puslit di lingkungan LIPI. Dari sistem ini diharapkan pemeliharaan terhadap aset-aset penting yang diperlukan untuk menunjang kegiatan penelitian menjadi lebih terkontrol, dan semua potensi yang dimiliki puslit khususnya aset tetap dapat dikelola dan dimanfaatkan secara optimal untuk menunjang kegiatan penelitian

2. Teknologi Pengembangan Web
Teknologi yang digunakan dalam pemrograman web dibagi menjadi dua yaitu server side dan client side. Pada server side, perintah-perintah program dijalankan di server dan dikirimkan ke browser sudah dalam bentuk HTML. Sedangkan client side, proses akan dilakukan di web browser. Biasanya client side digunakan untuk hal-hal yang membutuhkan interaksi user tetapi data yang ditampilkan tetap dan seragam.
Aplikasi web berjalan pada protokol HTTP, dan semua protokol di internet selalu melibatkan antara server dan client. Ketika seseorang mengetikkan suatu alamat di browser, maka browser akan mengirimkan perintah tersebut ke web server. Jika yang diminta oleh client adalah file yang mengandung perintah server side maka server web akan menjalankan dahulu program tersebut lalu mengirimkannya kembali ke browser dalam bentuk HTML sehingga dapat diterjemahkan oleh browser. Sedangkan jika yang diminta oleh client adalah file yang mengandung file client side maka oleh server file tersebut akan langsung dikirimkan ke browser.

2.1. PHP
PHP merupakan salah satu jenis scripting language yang dieksekusi pada sisi server, atau biasa disebut server-side scripting merupakan salah satu bahasa pemrograman yang paling populer yang dapat dijumpai di Internet.
Fasilitas PHP yang paling kuat dan pasti adalah integrasinya dengan mesin database yang membuat halaman dengan dukungan database dengan mudah.
PHP termasuk dalam HTML-embedded , artinya code php dapat kita sisipkan pada sebuah halaman HTML. Untuk mengetahui bahwa baris - baris HTML merupakan suatu script php maka digunakan pasangan tag. Tag yang dapat digunakan untuk menyatakan script php adalah
 < ? … ?>
 < % … %>
 < ?php … ?>
Diantara ketiga ini tag ketiga merupakan tag yang paling aman karena memberikan tanda yang lebih jelas dan pada umumnya dimengerti oleh web server (Yudhi Purwanto, 2000).
Beberapa hal yang terkait dengan penulisan file PHP yaitu
a. File PHP merupakan file teks biasa sehingga dapat dituliskan dengan editor teks biasa seperti Notepad, namun akan lebih baik jika anda menggunakan editor PHP khusus seperti PHPEd atau PHP Coder
b. Seluruh blok skrip PHP harus berada di antara tag pengapit < ?php … ?> atau tag < ? … ?>. Tag ini dapat juga diganti dengan tag < ’script’>, ditambah dengan atribut language yang diberi value PHP. Serta dapat dituliskan pula dengan tag pengapit (delimiter) ASP < %… %>.
c. Setiap statement harus dipisahkan dengan tanda titik koma ( ; )
d. Semua file yang mengandung skrip PHP harus disimpan dalam format PHP File (*.php, *.phtml atau *.php3)

3. Arsitektur SIMA
SIMA menerapkan arsitektur client-server three-tiers, dimana Application web Server akan bertindak sebagai middle-tier yang menyediakan seluruh aplikasi yang diperlukan client sebagai front-end untuk berinteraksi dengan database server sebagai back-end.
SIMA dibangun dengan menggunakan perangkat lunak yang bersifat open source. Pada sisi application server akan menggunakan PHP dan Apache. Sedangkan sisi database server menggunakan Database PosgreSql yang berjalan dibawah sistem operasi Linux.

4.Diagram Alur Data (Model Fungsional)
Diagram alur data merupakan model fungsional SIMA. Diagram ini menggambarkan Sistem Informasi Manajamen Aset yang artinya hanya menggambarkan proses-proses yang berlangsung di perangkat lunak SIMA untuk lingkungan unit pengurus barang (UPB).
Secara keseluruhan diagram terdiri dari 3 proses sebagai berikut :
1. Opname Fisik Barang Inventaris, petugas inventaris melakukan opname fisik barang inventaris ke setiap ruangan. Hasil dari operasi fisik ini berupa data-data barang inventaris (alat dan bahan) mengenai keberadaan barang, kondisi barang, dan perubahan data barang, data buku perpustakaan.
2. Pencatatan Data Barang, berdasarkan hasil dari opname fisik barang inventaris, perubahan-perubahan yang terjadi (barang masuk/keluar, atau perubahan data barang) akan dicatat ke buku inventaris peralatan dan bahan, daftar inventaris lain (DIL) , daftar Inventaris Ruangan (DIR) dan kartu inventaris barang (KIB – Tanah, Gedung dan Alat Kendaraan Bermotor. Jika terjadi mutasi barang dari hasil opname fisik maka akan dicatat ke buku mutasi barang
3. Pembuatan Laporan-laporan, berdasarkan data buku inventaris yang telah diupdate dari hasil opname pisik, akan dihasilkan laporan hasil opname fisik barang inventaris (LOFBI), laporan Buku Inventaris, Laporan Posisi Awal (LPA) dan Laporan tahunan inventaris (LTI). Dari buku mutasi dan buku inventaris juga akan dihasilkan laporan mutasi barang triwulan (LMBT I - IV).

Gambar 1. Diagram Alur Data SIMA

5. Diagram Entity-Relationship (Model Objek)
Database disimpan pada server “Gryfindor�? dengan nama database “sima�?, terdiri dari 23 tabel yang disusun secara relasional dengan proses normalisasi.
Diagram Entity-Relationship (D-ER) merupakan model objek/statis yang menggambarkan struktur hubungan antar tabel untuk memudahkan menganalisa relasionalitas tabel-tabel tersebut. Detail entity (tabel) dengan atribut (field) dari SIMA dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 3. Modul-modul SIMA

6. Modul-modul dan Kelompok Pengguna SIMA (model keamanan)
SIMA terdiri dari tiga modul utama, yaitu referensi, inventarisasi barang dan pelaporan. Masing-masing modul memiliki sub-sub modul seperti yang diperlihatkan pada gambar 3.

Gambar 3. Modul-modul SIMA

SIMA memiliki 5 kelompok pengguna yang disusun berdasarkan tingkatan akses terhadap tabel-tabel database, yaitu :
• admin - administrator sistem
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) pada tabel-tabel kelompok referensi
• operator - petugas inventaris
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) untuk tabel-tabel kelompok inventarisasi barang.
• eselon - Kapus, Kabag dan Kabid
memiliki hak akses untuk melihat data referensi dan data inventarisasi barang, serta melihat dan mencetak laporan-laporan
• ppbi - ppbi wilayah dimana upb berada
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi serta melihat dan mencetak data inventaris yang perlu dilaporkan oleh UPB (Unit Pengurus Barang) ke PPBI (Pembantu penguasa Barang Inventaris).
• guest - pengguna biasa
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi dan beberapa data inventaris barang.

7. Implementasi Program Aplikasi
Aplikasi SIMA diawali dengan login ke sistem untuk menjamin keamanan data serta pengaturan akses database sesuai dengan kelompok pengguna.

Gambar 4. Dialog Tampilan Awal SIMA

Gambar 4 merupakan halaman awal yang tampil pada saat pemakai berhasil login ke SIMA. Pada bagian atas terdapat menu-menu utama. Pada bagian kanan atas terdiri dari tombol petunjuk yang digunakan untuk mendapatkan informasi mengoperasikan SIMA, kontak administrator lewat e-mail, serta link ke situs LIPI. Di kanan bawah terdapat tombol untuk logout dari SIMA. Pada tengah halaman merupakan halaman display untuk menampilkan form-form yang diperlukan.

7.1 Struktur Menu
Operasional SIMA melalui menu-menu utama yang masing-masing memiliki sub-sub menu pilihan. Menu-menu utama ini dibuat dengan model menu bar yang berbentuk tombol-tombol, sedangkan sub-sub menu dibuat dengan model link. Menu utama SIMA terdiri dari 6 menu untuk operasional sistem dan 1 menu petunjuk/manual. Setiap kelompok pengguna memiliki sub-sub menu yang tidak sama tergantung dari hak akses mereka terhadap tabel-tabel dalam database.

7.1.1. Menu Lihat Data
Menu lihat data digunakan untuk melihat data secara langsung tanpa perlu terjadi seleksi atau filter data. Diagram berikut menunjukkan sub-sub menu yang terdapat pada menu Lihat Data

Diagram 1. Struktur Menu Lihat Data

7.1.2. Seleksi Data
Menu Seleksi data digunakan untuk melihat data dengan harus melakukan seleksi atau filter data. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Seleksi Data

Diagram 2. Struktur Menu Seleksi Data

7.1.3. Cari Data
Menu Cari data digunakan untuk melakukan pencarian. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Cari Data.

Diagram 3. Struktur Menu Cari Data

Gambar 5. contoh form pencarian data dengan kriteria

Gambar 5 adalah salah satu contoh form pencarian data barang inventaris – peralatan dengan beberapa kriteria pilihan (berdasarkan nama alat, merk/type, tahun anggaran, lokasi barang dan kondisi barang). Kriteria-kriteria ini dapat diisi untuk mendapatkan data dengan filter yang diinginkan, atau tidak memilih / dikosongkan sama sekali jika akan melihat seluruh data.

7.1.4. Tambah Data
Menu Tambah data digunakan untuk mengisi dan menambah data. Diagram berikut menjelaskan sub-sub menu yang terdapat pada menu Tambah Data.

Diagram 4. Struktur Menu Tambah Data

Salah satu contoh tampilan pengisian data diperlihatkan pada gambar dibawah ini, yang memperlihatkan form untuk mengisi data buku inventaris peralatan.

Gambar 6. Contoh Form Pengisian Buku Inventaris Peralatan” title=”
Gambar 6. Contoh Form Pengisian Buku Inventaris Peralatan” height=”272″ width=”359″>

Gambar 6. Contoh Form Pengisian Buku Inventaris Peralatan

7.1.5. Laporan
Menu Laporan digunakan untuk melihat dan mencetak laporan-laporan. Diagram 5 menunjukkan sub-sub menu laporan yang dapat dilihat dan dicetak dalam format Adobe Acrobat.

Diagram 5. Struktur Menu Laporan

Gambar 7 adalah contoh bentuk laporan yang dihasilkan dari menu laporan. Laporan diberikan dalam format Acrobat Reader. Petunjuk penggunaan Acrobat Reader disediakan pada manual sistem melalui menu Petunjuk.

Gambar 7. Contoh Laporan Mutasi Barang Triwulan dalam format Acrobat Reader

7.1.6. Administrasi User
Menu Administrsi User digunakan untuk mengatur pengguna SIMA. Tipe admin memiliki otoritas tertinggi dalam mengatur pengguna sistem, antara lain dapat melakukan penambahan dan penghapusan data pengguna, mengganti tipe kelompok serta mengganti password pengguna. Sedangkan bagi pengguna hanya memiliki otoritas untuk mengganti passwordnya saja.

7.1.7. Petunjuk
Menu petunjuk berfungsi sebagai user manual yang berjalan dalam format Adobe Acrobat. Tujuan dibuat menu ini adalah untuk memberi kemudahan bagi pengguna berupa informasi-informasi dalam mengoperasikan SIMA. Diagram berikut adalah petunjuk-petunjuk yang disediakan.
Diagram 6. Struktur Menu Petunjuk

Gambar 8. Contoh Manual SIMA dalam format Acrobat Reader

Penutup
Dengan dibangunnya suatu Sistem Informasi Manajemen Aset secara online di intranet, maka beberapa proses dalam kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dapat diintegerasikan menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi, dengan bentuk tampilan yang mudah digunakan oleh beberapa tipe pengguna. Bagi pengguna yang bertindak sebagai operator (tim inventaris ), sistem memberikan kemudahan dalam beberapa hal seperti : pencatatan data, pendataulangan (sebagai hasil dari kegiatan opname fisik, mutasi,pemutihan), penghitungan jumlah dan nilai barang untuk keperluan manajemen aset LIPI selanjutnya secara keseluruhan serta pembuatan laporan. Untuk pengguna pada level guest (tamu), sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang, dengan memberikan beberapa model kriteria pencarian. Sementara untuk tipe pengguna eselon, sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang dan akses untuk melihat laporan.
Kemudahan yang diberikan oleh sistem ini, diharapkan sedikit demi sedikit dapat menghilangkan kekurangan yang didapat saat kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dilakukan secara manual sebelum ini, meski tidak dapat dipungkiri bahwa masih ada beberapa proses manual yag harus tetap diberlakukan.
Penggunaan perangkat lunak berbasis open sources ( php, postgreSQL dan linux server ) dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset ini, memungkinkan untuk meminimasikan biaya pembangunan sistem, meski dari sisi lain perlu ada peningkatan sumber daya manusia baik bagi pengguna operator maupun pengguna yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan sistem secara keseluruhan (administrator).