Manajemen Sistem Informasi ( Bagian 3 )

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

3.1. Konsep Manajemen Proyek
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan
penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan
dalam model kematangan kemampuan manajement manusia ( a people management
capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan
organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan
melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,
pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.
3.1.1. Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama
antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai
suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem
maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah
satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka
pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau
kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan
(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk
membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan
dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi
keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang
organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja
bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan
tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan
manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat
menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas
(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya
bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah
ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila
diterapkan dengan benar.
- Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas
sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol
inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
- Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat
tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan
pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan
mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa
dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan
meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untuk
meminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan
produktivitas.
- Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan
membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan
pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai
standar.
3. Manajemen tingkat atas (strategik)
- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing
manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
- Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak
pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya
adalah pengarahan dan perencanaan.
- Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi
menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
- Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahanperubahan
yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui
peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi
perusahaan-perusahaan pesaing).
3.2. Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan
dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang
baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang
diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen
puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari
manajemen puncak tersebut.
3.2.1. Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih
kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang
lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)
3.2.2. Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhankebutuhan
fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari :
perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang
(periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,
departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
3.2.3. Proses Perencanaan Sistem
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses
utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu,
umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
Membuat laporan perencanaan sistem
Meminta persetujuan manajemen
1. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan
yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
Mengumumkan proyek pengembangan sistem
1. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling
layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
Melakukan studi kelayakan
Menilai kelayakan proyek sistem
Membuat usulan proyek sistem
Meminta persetujuan manajemen
3.3. Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam
pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat
dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi
dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal,
lingkungan) yang mempengaruhinya.
Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan
pilihan sebagai berikut :
- Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
- Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
- Menggunakan teknik dekomposis
- Menggunakan satu atau lebih model empiris
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian
yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang
diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas
(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif
tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang
kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan
jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah
dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
- Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan.
Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer
Associates’ CA-Super Project.
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku
yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis
dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan
mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk
mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang
dikaitkan dengan penggunaan produk.