Perancangan Sistem Informasi

Perancangan Sistem Informasi Penentuan Angka Kredit Jabatan Fungsional Peneliti

Engkos Koswara Natakusumah

Abstact
Aim of the research is to design information system for Penetapan Angka Kredit (PAK) of functional researcher grade based on computerised system. This system produces a report of PAK, and has facilities for data entry and searching, so that, it produces information: accuracy, timelines, and relevancy. This research uses paradigm of system development life cycle, which covers the activities of gathering data through observation, interview, and literature study; system analysis uses flow map; system design uses context diagram, data flow diagram, data dictionary, entity relationship diagram, file relationship, file structure, program structure, input design, output design and menu structure.


Abstrak

Tujuan penelitian adalah merancang sistem informasi Penetapan Angka Kredit (PAK) untuk jabatan peneliti yang berbasis komputer; sehingga dapat memudahkan dalam membuat laporan penentuan angka kredit, memudahkan pemasukan dan pencarian data sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Penelitian menggunakan paradigma siklus hidup pengembangan sistem, meliputi tahapan pengumpulan data dengan observasi, wawancara dan studi pustaka; analisis sistem dengan aliran dokumen; perancangan sistem menggunakan diagram konteks, diagram aliran data, kamus data, diagram relasi entitas, relasi antar file, struktur file, struktur program, sancangan masukan, rancangan luaran, dan struktur menu.

1. Pendahuluan
Penelitian adalah suatu kegiatan penyelidikan yang dilakukan menurut metode ilmiah yang sistematik untuk menemukan informasi ilmiah dan atau teknologi yang baru, membuktikan kebenaran atau ketidak benaran hipotesa sehingga dapat dirumuskan teori dan atau proses gejala alam dan atau sosial. Hasil penelitian kemudian di publikasi untuk mendapatkan atau meningkatkan jabatan peneliti. Jabatan peneliti adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang pejabat peneliti dalam suatu satuan organisasi penelitian dan pengembangan. Pejabat peneliti adalah Pegawai Negeri Sipil yang setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dalam suatu tingkat jabatan peneliti dan dipekerjakan pada suatu satuan organisasi penelitian dan pengembangan dengan tugas pokok melakukan penelitian dan pengembangan. Pengembangan adalah kegiatan tindak lanjut penelitian untuk mendapatkan informasi tentang cara mempergunakan teori, dan atau proses, untuk tujuan praktis (1). Hasil penelitian dan pengembangan yang akan di hitung angka kredit penelitinya harus disampaikan ke P2JP, P2JP mengolah Penetapan angka kredit bagi para peneliti di Indonesia. Penentuan PAK dilakukan melalui beberapa proses yang dapat dilihat pada Gambar 1.
Penelitian bertujuan untuk merancang sistem informasi Penetapan Angka Kredit (PAK) untuk Jabatan Peneliti berbasis komputer; sehingga dapat memudahkan dalam membuat laporan penentuan angka kredit, memudahkan pemasukan dan pencarian data sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. Penelitian menggunakan paradigma System Development Life Cycle (2), meliputi tahapan pengumpulan data dengan observasi, wawancara, dan studi pustaka; Analisis sistem dengan flow map; perancangan sistem dengan menggunakan diagram konteks, DFD, kamus data, ERD, relasi antar file, struktur file, struktur program, rancangan masukan, rancangan luaran, dan struktur menu.

2. Pengumpulan Data dan Analisis Sistem
Pengumpulan data dilakukan melalui observasi dan wawancara dengan petugas di P2JP LIPI. Selain itu dilakukan juga studi literatur yang berhubungan dengan jabatan peneliti, seperti pengertian jabatan peneliti, perolehan jabatan peneliti, jenjang peneliti, perhitungan angka kredit, unsur yang dinilai, tata cara pengajuan angka kredit, tata cara penilaian, dll.
Analisis sistem ditujukan untuk menganalisis sistem yang sedang berjalan, sehingga dapat dipahami keadaan sistem yang ada, analisis ini biasanya menggunakan diagram alir dokumen. Aliran dokumen dari satu bagian ke bagian lain dapat terlihat dengan jelas, begitu juga adanya penyimpan data, yang dilakukan secara manual. Analisis dilakukan juga pada proses Penetapan Angka Kredit Jabatan Penelitian yang biasa dilakukan. Hasil analisis ini kemudian digunakan untuk merancang sistem informasi yang diperlukan.

Pengertian Jabatan Peneliti di jelaskan dalam Surat Edaran Bersama Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara dan Ketua Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Nomor 15/SE/1982 dan Nomor 704/KEP/J.10/1982 tanggal 27 Oktober 1982 (1). Urutan jabatan peneliti adalah sebagai berikut: Asisten Peneliti Muda, Asisten Peneliti Madya, Ajun Peneliti Muda, Ajun Peneliti Madya, Peneliti Muda, Peneliti Madya, Ahli Peneliti Muda, Ahli Peneliti Madya, dan Ahli Peneliti Utama.
Jenjang Pangkat Jabatan Peneliti adalah sebagai berikut:
Tabel 1. Jenjang Pangkat Peneliti
Jabatan Peneliti Pangkat dan Golongan Ruang
Asisten Peneliti Muda Penata Muda, Golongan Ruang III/a
Asisten Peneliti Madya Penata Muda Tingkat I, Golongan Ruang III/b
Ajun Peneliti Muda Penata, Golongan Ruang III/c
Ajun Peneliti Madya Penata Tingkat I, Golongan Ruang III/d
Peneliti Muda Pembina, Golongan Ruang IV/a
Peneliti Madya Pembina Tingkat I, Golongan Ruang IV/b
Ahli Peneliti Muda Pembina Utama Muda, Golongan Ruang IV/c
Ahli Peneliti Madya Pembina Utama Madya, Golongan Ruang IV/d
Ahli Peneliti Utama Pembina Utama, Golongan Ruang IV/e

Untuk dapat diangkat dalam jabatan peneliti, seorang Pegawai Negeri Sipil harus memenuhi angka kredit yang ditentukan dan mempunyai tugas pokok melakukan penelitian dan pengembangan dan bekerja pada satuan organisasi penelitian dan pengembangan. Jumlah angka kredit kumulatif minimal yang harus dipenuhi oleh seorang Pegawai Negeri Sipil untuk dapat diangkat menjadi pejabat peneliti adalah sebagaimana dimaksud dalam lampiran II Keputusan Menteri Negara Penertiban Aparatur Negara Nomor 01/MENPAN/1983, yaitu:
(1) Asisten Peneliti Muda = 100 angka kredit
(2) Asisten Peneliti Madya = 150 angka kredit
(3) Ajun Peneliti Muda = 200 angka kredit
(4) Ajun Peneliti Madya = 300 angka kredit
(5) Peneliti Muda = 400 angka kredit
(6) Peneliti Madya = 550 angka kredit
(7) Ahli Peneliti Muda = 700 angka kredit
(8) Ahli Peneliti Madya = 850 angka kredit
(9) Ahli Peneliti Utama = 1000 angka kredit

Jumlah angka kredit tersebut di atas, harus terdiri dari:
(1) Sekurang-kurangnya 70% (tujuh puluh persen) berasal dari unsur-unsur utama, karya tulis ilmiah, dan atau pemacuan teknologi (lihat Tabel 2).
(2) Sebanyak-banyaknya 30% (tiga puluh persen berasal dari unsur-unsur penunjang, yaitu pemasyarakatan ilmu dan teknologi, keikutsertaan dalam kegiatan ilmiah, pembinaan kader ilmiah, dan atau penghargaan ilmiah
(3) Angka kredit dari unsur kriteria karya tulis ilmiah yang diterbitkan sekurang-kurangnya harus sama dengan jumlah angka kredit dari unsur kriteria karya tulis ilmiah yang belum dan atau tidak diterbitkan.
(4) Untuk dapat diangkat sebagai Ahli Peneliti seorang Pegawai Negeri Sipil wajib memiliki angka kredit dari unsur kriteria karya tulis ilmiah hasil penelitian yang diterbitkandan atau disajikan dalam pertemuan ilmiah dan atau dalam pemacuan teknologi sekurang-kurangnya sebesar 30%(tiga puluh persen) yang di tulis /dibuatnya sendiri atau bersama dengan pejabat peneliti lain, dengan ketentuan ia sebagai penulis/pembuat utamanya.
(5) Apabila suatu karya tulis ilmiah atau pemacuan teknologi atau pemasyarakatan ilmu dan teknologi atau keikutsertaan dalam kegiatan ilmiah ditulis oleh lebih dari seorang, maka pembagian angka kreditnya ditetapkan 60%(enam puluh persen) bagi penulis utama dan 40% (empat puluh persen) bagi semua penulis pembantu.
(6) Apabila kriteria yang dipergunakan dalam penilaian berubah maka yang diperhitungkan hanya selisih angka kreditnya.
(7) Angka kredit dari unsur kriteria pendidikan bergelar hanya diperhitungkan satu kali dan yang dinilai ialah pendidikan tertinggi.
(8) Apabila Pegawai Negeri Sipil memperoleh pendidikan yang lebih tinggi setelah ia diangkat dalam jabatan peneliti, maka yang diperhitungkan hanyalah selisih angka kredit antara pendidikan yang diperoleh sebelumnya dengan pendidikan yang lebih tinggi itu (1).
Untuk membantu analisis sistem yang berjalan maka dibuat flow map atau bagan alir dokumen, seperti telihat pada Gambar 1.

Tabel 2. Angka kredit yang harus dipenuhi oleh pejabat peneliti



Gambar 1 Flow Map Sistem P2JP yang sedang berjalan

Keterangan:
1 = dokumen usulan dari Instansi peneliti
2 = pembuatan disposisi ketua LIPI
3 = dokumen yang sudah di disposisi oleh Ketua LIPI
4 = pembuatan disposisi kepala P2JP
5 = dokumen yang sudah di disposisi oleh kepala P2JP
6 = pembuatan disposisi kepala Biro Organisasi dan Pengawasan
7 = dokumen yang sudah di disposisi oleh kepala BOP
8 = pembuatan disposisi kepala bagian jabatan fungsional
9 = dokumen yang sudah di disposisi oleh kepala bagian jabatan fungsional
10 = mengecek kelengkapan berkas
11 = berkas yang lengkap, yang tidak lengkap dikembalikan ke Instansi pengusul
12 = membuat kelengkapan untuk pengiriman berkas
13 = berkas dan dokumen yang lengkap
14 = penilaian berkas dan dokumen
15 = hasil penilaian
16 = pembuatan disposisi hasil penilaian
17 = dokumen hasil penilaian
18 = persiapan sidang
19 = dokumen kelengkapan sidang
20 = sidang P2JP
21 = hasil sidang P2JP dan berupa format PAK
22 = pengesahan PAK oleh Ketua LIPI
23 = PAK yang sudah disahkan oleh Ketua LIPI
24 = pembuatan surat pengantar PAK
25 = surat pengantar lengkat dengan PAK
26 = surat pengantar dari BOP lengkap dengan PAK
27 = surat pengantar dari BOP lengkap dengan PAK
28 = arsip surat pengatar dan PAK

3. Perancangan Sistem Informasi

Berdasarkan hasil analisis sistem kemudian dibuat rancangan sistemnya, meliputi: Diagram Konteks, Data Flow Diagram, Entity Relantionship Diagram (ERD), Relasi antar File, Struktur File, Struktur Program, Struktur Menu, Format Masukan dan Format Luaran.
Diagram konteks menggambarkan suatu sistem informasi secara global, termasuk aliran data dari masukan (input) ke proses kegiatan (sistem), dari proses ke proses, dan dari proses ke luaran (output) menjadi sebuah informasi yang terpadu.
Data Flow Diagram merupakan alat pemodelan dari proses analisis kebutuhan perangkat lunak. Dalam DFD dibahas fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan oleh suatu sistem dan aliran data yang terdapat diantara proses di dalamnya. DFD berguna sebagai alat untuk memverifikasikan apakah sistem yang akan dibangun sudah memenuhi kriteria yang diinginkan oleh user atau belum. Data flow diagram dapat dikembangkan dari level yang paling rendah ke level yang lebih tinggi. DFD level 0 merupakan pengembangan dari diagram konteks, DFD level 1 merupakan pengembangan dari DFD level 0. Tiap proses dari DFD dapat dikembangkan lagi menjadi lebih detail sampai proses-proses tersebut tidak dapat dikembangkan lagi. Adapun Data Flow Diagram yang dari Sistem Pemrosesan Angka Kredit (PAK) bagi jabatan peneliti dapat dilihat pada Gambar 2 (DFD Level 0), Gambar 3 (DFD level 1 poses 1) , dan Gambar 4 (DFD level 1 proses 2).



Gambar 2. Data Flow Diagram Level
Keterangan : A = Biodata Peneliti; B = Data Penelitian; C = Data Jabatan;
D = Data Golongan; E = Data AKJP; F = Laporan


Gambar 3. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1


Gambar 4. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2

Kamus Data meliputi:
a) Biodata peneliti : Nip, Nama, J_kelamin, Alamat, kota, kode pos, Telp, Agama, Tanggal Pak, Pendidikan.
b) Data Penelitian : Nip, kode penelitian
c) Data Jabatan : Nip, Angka kredit unsur utama, Angka kredit unsur penunjang, Angka kredit karya tulis ilmiah atau Angka kredit pemacuan teknologi.
d) Data Golongan : Kode golongan, Pangkat, Jabatan.
e) Data AKJP : Kode AKJP, Unsur, Sub unsur, Butir, Angka kredit (Unsur = Pendidikan, Karya tulis ilmiah, Pemacuan teknologi, Pemasyarakatan ilmu dan teknologi, Keikut sertaan dalam kegiatan ilmiah, Pembinaan kader ilmiah, Penghargaan ilmiah).
f) Pembuatan laporan: Laporan peneliti (nip, jenis kelamin, agama, pendidikan, semua data), Laporan perolehan angka kredit (nip, semua data), Laporan perolehan jabatan (nip, golongan, semua data).

Relasi antar file/data base merupakan hubungan yang terjadi antara satu file dengan file yang lain, yang dihubungan dengan suatu kata kunci (key). Hubungan antar file dari Sistem Pemrosesan Angka Kredit bagi Jabatan Peneliti dapat dilihat pada gambar 5


Gambar 5. Relasi antar file

Rancangan masukan merupakan tampilan data yang dirancang untuk menerima masukan data dari user sebagai petugas data entry. Rancangan masukan ini harus dapat memberikan kejelasan bagi pemakai, baik dari bentuknya maupun dari masukan-masukan data yang akan diinput. Adapun rancangan masukan dalam Sistem Penetapan Angka Kredit ini ada 2 yaitu rancangan masukan Bio-data dan rancangan masukan perolehan angka kredit. Rancangan masukan bio-data dapat dilihat pada gambar 6 dan rancangan masukan angka kredit jabatan peneliti dapat dilihat pada gambar 7.

a. Rancangan masukan Biodata


Gambar 6. Rancangan masukan Bio-data Pejabat Peneliti

b. Rancangan masukan Perolehan Angka Kredit


Gambar 7. Rancangan masukan perolehan angka kredit pejabat peneliti

Selain rancangan masukan, diperlukan juga rancangan keluaran yang akan ditampilkan ke printer atau ke layar komputer. Rancangan keluaran harus dibuat dan didesain dengan baik sesuai kebutuhan pemakai. Contoh rancangan keluaran dapat dilihat pada gambar 8 dan gambar 9


Gambar 8. Rancangan keluaran Bio-data peneliti berdasarkan NIP



Gambar 9 Rancanagan keluaran Perolehan Angka Kredit jabatan peneliti berdasarkan NIP

Kemudahan penggunaan program merupakan salah satu aspek dalam perancangan. Gunanya agar user dengan mudah dapat menjalankannya, kemudahan ini dapat dibantu dengan user interface. User interface dirancang dengan mengelompokkan fungsi-fungsi yang sejenis dalam satu sub-menu pulldown. Struktur menu dari Sistem Pemrosesan Angka Kredit Jabatan Peneliti dapat dilihat pada gambar 10


Gambar 10 Struktur Menu


4. Penutup
Hasil observasi terhadap sistem pemrosesan angka kredit bagi jabatan peneliti, dapat disimpulkan bahwa perlu adanya sistem yang berbasis komputer, sehingga pemasukan, pengolahan, penyimpanan, dan pencarian data dapat dilakukan dengan cepat, termasuk pembuatan laporan.
Untuk merealisasikan adanya sistem berbasis komputer, perlu dibuat diagram alir dokumen, sehingga dapat diketahui entitas yang terlibat; diagram konteks sistem untuk mengetahui hubungan antar entitas sumber, proses, dan entitas tujuan, hal ini memudahkan dalam melihat sistem yang akan dirancang secara global; diagram aliran data untuk mengetahui data yang mengalir dari entitas awal ke proses, data dari proses ke entitas tujuan, data dari proses ke proses, dan data dari proses ke file, begitu juga sebaliknya; diagram relasi entitas untuk mengetahui relasi antar file, termasuk kardinalitasnya apakah satu ke satu, satu ke banyak atau banyak ke banyak; struktur file; struktur menu dan struktur program, semuanya ini dilakukan dengan maksud untuk memudahkan dalam tahap implementasi.